不用邮件?这8个理由让你还没法离开它

不用邮件?这8个理由让你还没法离开它

国内外的不少企业协同工具在宣传自己的产品特点时,不约而同地总喜欢把电子邮件设为假想敌,「彻底颠覆电子邮件」、「Enjoy your work without Emails」……

不过我接触过不少公司和团队,在试用多个协同平台后,还是把主阵地转回到电子邮件。在我看来,至少有以下8个理由会让电子邮件这一最「古老」的互联网通信方式继续存在和流行下去。

杀死邮件?这8个理由让你还没法离开它

1、电子邮件依然是目前世界范围内成本最低、普及度最高的沟通交流渠道

无论是Facebook、微信还是其他那些拥有上亿用户的社交网络,都还不敢宣传自己已经连接了地球上的每个人;而越洋电话的成本也并不是每个人都能承受的。但电子邮件的成本几乎等于零,注册和接收都是免费,任何人只要拥有自己的邮箱和网络接入(一小会就可以),就能和世界上任何有邮箱的人沟通。

2、互联网服务的帐号体系主要基于电子邮箱建立

虽然现在很多网站和app提供了社交帐号的快捷登录,但它们依然会预留一个电子邮箱的位置。「电子邮件+密码」的组合支撑着几乎所有互联网服务的账号体系,验证信息、找回密码时都得用到邮箱。

3、电子邮件的注册和使用门槛很低

Gmail、Outlook、网易邮箱、QQ邮箱……选择一个自己喜爱的邮箱服务提供商,设置好自己能记住的邮箱名和密码——Bingo!——立刻就给你的朋友和同事们发邮件吧。你完全不需要再去填写年龄、生日、性别之类的个人信息,如今最「纯净」的互联网产品可能只剩下电子邮件了。

4、有了电子邮件,就具备了基本的日常事务在线处理工具

主流的电子邮件都配备了日历和通讯录功能,有的像Gmail、QQ邮箱还提供待办事项。拥有了一个常用邮箱后,导入你的通讯录,把日程安排写到日历里。如果你没有更多的要求,一个电子邮箱就能解决基本的日常事务需求。

5、效率协同工具难以解决企业的内外沟通问题

正如我开头提到的,那些声称要「杀死邮件」的协同工具都没能解决一个频繁出现的需求:企业内部和外部的沟通问题。当你和同事们热火朝天地在内部平台上达成一致后,发现还是得把讨论结果誊抄到邮件里发给外面的合作伙伴。当外面的人回复邮件后,你又得哼哧哼哧填到内部平台里。长此以往不胜其烦以后,干脆整建制回归电子邮件得了。

6、电子邮件不仅是沟通工具,还是存档备份工具

感谢大容量邮箱成为标配,以及「归档」这一理念的功能化(这也是我钟爱Gmail的重要原因之一),我们不再需要没事就把过往的邮件删除掉,而是可以像档案室一样把它们存在某个文件夹里。如果哪一天老板突然跟你翻一两年前的旧帐,你就可以理直气壮地把当时的邮件搜出来给他看。

7、通过邮件达成的协议具备法律效力

这点真的非常重要!电子邮件不可逆、不可修改的特性让它得以成为法律公证的对象之一。我国的《合同法》和《民事诉讼法》都明确规定,电子邮件属于具备法律效力的「书面形式」。所以不要把微信里随意回复的坏习惯带到邮件里,不是每一家邮箱都提供撤回服务的。

8、当你在写电子邮件时,往往更认真严谨一些

之所以叫它「电子邮件」,正是它在信息时代继承了以前人们书写信件的优良习惯。那时「家书抵万金」,每一个字、每一句话都饱含深情。现在虽然不用像那样字斟句酌,但我们在写邮件时相对更加认真和严谨,尤其是在汇报工作、交流方案等环节,邮件自带的「仪式感」暗中让人觉得马虎不得。

说到这里我不得不再次强调,用微信交流一些快速执行的工作事务无可厚非,但把整个工作都搬到微信上真心是不负责任的行为。即时通讯的产品形态就决定了它的沟通方式是具有很大随意性的,你和同事本来是在探讨项目,但可能是以插科打诨结束。还是让严肃的工作回归严谨的邮件吧!

 

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